MenurutPace dan Faules (2001), setiap organisasi baik formal maupun informal, dalam proses komunikasi yang terjadi biasanya melibatkan empat fungsi, yaitu sebagai berikut: a. Fungsi Informatif . Informasi pada dasarnya dibutuhkan semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Berikuttujuan organisasi secara umum: 1. Mencapai, merealisasikan keinginan atau cita-cita bersama dari setiap anggota organisasi. 2. Mendapat keuntungan dan penghasilan bersama. 3. Mengatasi keterbatasan mandiri dan kemampuan pribadi untuk mencapai tujuan bersama. 4. Mendapat pengakuan dan penghargaan. SanusiDkk, memberikan penjelasan tentang ciri Profesi sebagai berikut: Suatu pekerjaan dengan fungsi dan signifikansi sosial yang menentukan (krusial). Sebuah Jabatan menuntut keterampilan/keahlian khusus. Adapun Keterampilan/keahlian khusus yang menjadi tuntutan dalam jabatan melalui pemecahan masalah dengan landasan teori dan metode secara Berikutadalah bentuk dari pekerjaaan kantor kecuali.. a. pekerjaan tulis menulis b. mengetik c. pekerjaan menghitung d. membuat jadwal,grafik e.menelpon 21. tujuan pekerjaan mengetik antara lain sebagai berikut benar , kecuali a.menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat b.mempercepat pekerjaan tulis-menulis Memastikanperlengkapan gaya kantor. Buat dan siapkan pengaturan agenda untuk rapat atau acara kantor lainnya. Atur, buka dan bagikan korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email. Siapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lain menggunakan aplikasi pemrosesan data, database, lembar kerja atau presentasi. HHNr2O. A. Pengertian Organisasi Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, organisasi adalah 1. Kesatuan susunan yang terdiri atas bagian-bagian orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu 2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Ciri-ciri organisasi 1. Terdapat sekelompok orang dua orang atau lebih 2. Ada kerjasama 3. Ada tujuan bersama B. Prinsip-prinsip Organisasi 1. Prinsip Perumusan Tujuan Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut. 2. Prinsip Pembagian Kerja Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. 3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban. 4. Prinsip Tingkat Pengawasan Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya. 5. Prinsip Rentang Manajemen Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal. 6. Prinsip Kesatuan Perintah Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. 7. Prinsip Koordinasi Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. C. Bentuk-bentuk Organisasi 1. Organisasi Garis / Lini Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana. Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain a. kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan b. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat c. rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain a. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh b. biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter c. karyawan akan lebih sulit untuk berkembang 2. Organisasi Garis dan Staf Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi. Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli b. cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas c. lebih mudah untuk menerapkan “ the right man on the right place” Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga tidak saling mengenal b. koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi 3. Organisasi Fungsional Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain a. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas b. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan c. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya. Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. sulit untuk melakukan tour of duty perputaran pekerjaan karena para karyawan telah terspesialisasi b. karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi c. tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan. D. Pengertian Pekerjaan Kantor Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work pekerjaan tulis atau paper work pekerjaan kertas. Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi. Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli 1. George R. Terry Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan. 2. William Leffingwell dan Edwin Robinson Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari. 3. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan. Kesimpulan Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah. E. Fungsi Pekerjaan Kantor Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain 1 Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 2 Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3 Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan bersambung sumber YAYASAN CENDEKIA BOGOR SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN SMK CENDEKIA MUSLIM Jl. Raya Ace Tabrani, Parakan Muncang Kecamatan Nanggung – Kabupaten Bogor ULANGAN AKHIR SEMESTER GANJIL TAHUN DIKLAT 2013/2014 Mata Diklat Pengantar Administrasi Perkantoran Tingkat/ Program Keahlian XI / AP- PM KKM Hari / Tanggal Senin, 10 Desember 2012 Guru Diklat Ana Mulyana Waktu Diklat A. Pilihlah satu jawaban yang paling tepat ! 1. Manajemen kantor adalah perencanaan pengorganisasian pengkordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengertian manajemen kantor ini dikemukakan oleh… a. William Spriegel d. The Liang Gie b. Arthur Grager e. George R Terry c. Edwin Robinson 2. Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman merupakan … a. Pengertian kantor d. Tujuan kantor b. Fungsi Kantor e. tata letak kantor c. Manfaat kantor 3. Tata ruang kantor,penerangan/cahaya,ventilasi,perlengkapan perabotan dan lain lain merupakan bagian dari … a. lokasi kantor d. Pengawasan kantor b. Pengorganisasian kantor e. Fasilitas kerja kantor c. Perencanaan kantor 4. Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi merupakan pengertian dari… a. Perencanaan kantor d. Pengawasan kantor b. Pengorganisasian kantor e. Fasilitas kerja kantor c. Pengarahan kantor 5. Berikut yang termasuk unsur administrasi adalah… a. Manajemen d. rutin b. Analisis e. Observasi c. Teknis 6. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target merupakan pengertian … a. Pengawasan kantor d. Perencanaan kantor b. Pengarahan kantor e. Pengkordinasian kantor c. Pengorganisasian kantor 7. Yang bukan termasuk Sarana dan Fasilitas kerja kantor adalah… a. lokasi kantor d. Peralatan b. Humas e. Mesin mesin kantor c. Gedung 8. Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut… a. Office planning d. Office organizing b. Office administrative e. Office work c. Office management 9. Berikut ini yang termasuk dalam perencanaan perkantoran office planning, yaitu… a. Anggaran budgeting d. Pengorganisasian perkantoran b. Waktu perkantoran e. Pelayanan kantor c. pegawai perkantoran 10. Ruang lingkup administrasi meliputi kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah … a. Tata usaha d. Analisis perkantoran b. Tata hubungan e. Pengawasan perkantoran c. Kepegawaian 11. Administrasi mempunyai 5 fungsi pendukung. Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mancakup pengarsipan dan penggandaan, merupakan fungsi… a. Rutin d. Teknis e. Manajerial b. Analisis e. interpersonal 12. Berikut ini merupakan salah satu prinsip organisasi, kecuali… a. Prinsip perumusan tujuan d. Prinsip kekuasaan b. Prinsip pembagian kerja e. Prinsip kesatuan perintah c. Prinsip koordinasi 13. Dalam menjalankan kegiatannya, organisasi dibagi menjadi beberapa unit yang diberi wewenang untuk melaksanakan tugas- tugas dan akan dimintai pertanggung jawaban nya, berarti organisasi tersebut menerapkan prinsip… a. Kesatuan perintah d. Pendelegasian wewenang b. Koordinasi e. Rentang organisasi c. Pembagian tugas 14. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekurangan dari bentuk organisasi… a. Staf d. Fungsional dan garis b. Fungsional e. Garis/Lini c. Garis dan staf 15. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah sebagai berikut, kecuali… a. Memberikan pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi b. Menyediakan informasi bagi pimpinan c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan e. Meningkatkan motivasi karyawan 16. Apa bila seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin tetapi sulit untuk melakukan tour of duty, merupakan bentuk organisasi… a. Fungsional d. Fungsional dan garis b. Staf e. Lini c. Garis dan staff 17. Pekerjaan penunjang tugas utama, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis menulis, catat mencatat yang berhungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan, merupkan pengertian dari… a. Pekerjaan tulis d. Pekerjaan kertas b. Manajemen e. Pekerjaan melayani c. Pekerjaan kantor 18. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalah… a. Traveling d. Maling e. penunjang c. Driving 19. Berikut ini termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang dilaksanakan di sekolahan yaitu… a. Mengajar siswa d. Mencatat pesanan b. Membuat soal-soal ulangan e. memeriksa pasien c. Memberikan hukuman 20. Pekerjaan calculating menghitung berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh George R. Terry dalam persentase adalah sebesar. . . a. 6,5 % d. 12,3 % b. 8,8 % e. 19,5 %c. 10,2 % 21. Lembaran kartu atau kertas yang mempunyai ukuran tertentu yang dicetak dan di dalamnya terdapat beberapa informasi yang sifatnya tetap dan beberapa informasi yang sifatnya tidak tetap disebut… a. Surat d. arsip e. warkat c. Formulir 22. Berikut ini yang bukan termasuk faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor adalah…. a. Sistem pencahayaan d. Sistem cuaca b. Sistem warna e. Sistem udara c. Sistem udara 23. Penggunaan cahaya yang berasal dari sinar matahari, biasannya memanfaatkan dekorasi jendela, kaca, dinding dan cahaya langit yang berpadu adalah jenis pencahayaan… a. Task lighting d. Accent lighting b. Natural lighting e. Nurani lighting c. Ambient lighting 24. Pemberian warna biru pada dinding kantor memiliki tujuan agar… a. Membangkitkan energy d. memberikan perasaan tenang,tentram dan sejuk b. Mendatangkan energy e. memberi kesan romantic c. Member efek energik 25. Untuk memperoleh karyawan yang handal dan cakap, sebuah perusahaan melaksanakan tahapan-tahapan pengadaan personil sebagai berikut… a. Analisis jabatan, rekrutmen, dan seleksi b. Pendaftaran, test, pengumuman c. Analisis, wawancara, test d. Iklan lowongan kerja, pendaftaran e Wawancara, tes tertulis, dan surat panggilan 26. Suatu proses mencari dan mempengaruhitenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan yang ada dalam perusahaan disebut… a. Seleksi d. analisis jabatan b. Bursa kerja e. tenaga kerja c. Rekrutmen 27. Tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan, yakni dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru, merupakan perekrutan karyawan dari sumber… a. Eksternal d. iklan b. Internal e. surat kabar c. outsourcing 28. Pada sebuah perusahaan, seorang personil kantor harus memenuhi persyaratan yang meliputi beberapa hal berikut ini… a. Persyaratan pendidikan, kecantikan dan berpakaian b. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemandirian c. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian d. Persyaratan ketrampilan dan kebolehan e. Persyaratan fisik dan intelektual 29. Dibawah ini merupakan manfaat dilaksanakannya pelatihan, kecuali… a. Dapat meningkatkan kinerja personil/ karyawan kantor b. Karyawn dapat berkembang dengan cepat c. Karyawan mampu melaksanakan tugas secara efektif dan efisien d. Mampu meningkatkan etos kerja karyawan e. Menimbulkan kecemburuan social antar karyawan 30. Pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan statusnyapun lebih rendah disebut… a. Promosi d. Mutasi b. Demosi e. Rotasi c. Demonstras B. Jawablah pertanyaan dibawah ini.!. 1. Jelaskan pengertian kantor menurut etimologi dan istilah! 2. Jelaskan fungsi dari manajemen! 3. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis personil kantor! 4. Jelaskan pengertian Admninistrasi kantor menurut George R Terry! 5. Apa yang disebut dengan jabatan struktural dan jabatan fungdional! Pos-pos Terkait

fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi sebagai berikut kecuali